Assistante Chef de Réception H/F

En charge des relations publiques est membre à part entière de l'équipe de Réception.

- Maîtrise parfaitement les techniques de prises de réservations, de gestion du parc hôtelier, ainsi que les applications informatiques mises à sa disposition.

- Veille à la saisie et à la bonne transmission de toutes les informations qui lui sont communiquées auprès des autres services.

- En permanence disponible à la prise de réservations et assure le mailing auprès des T.O

- Veille avec l'agent de réservation, à l'optimisation du taux de remplissage.

- Porte une attention particulière aux attributions mets en évidence les situations potentielles de surbooking auprès du Chef de Réception.

- Porte une attention particulière à la clientèle, force de proposition, elle guide les clients dans leurs choix concernant les activités, les restaurant et reste à l'écoute des différents problèmes qui peuvent survenir.

Tâches et Responsabilités :

- Assiste à la réunion de l'encadrement en l'absence du Chef de service.

- S'assure de la bonne relation entre le personnel de réception et les clients

- Etabli et amende les plannings du département.

- Doit s'assurer du bon suivi de toute modification ou d'amendement d'un dossier de réservation.

- Entretien une relation permanente et de bon aloi avec les Tours Operators.

- Porte une attention particulière aux demandes et attentions spéciales (package honeymooner, requête pour handicapés, chaise roulante etc..)

- S'assure et organise la livraison de toutes les attentions spéciales

- Contrôle les check-in / check-out et facturation du jour (voir procédure)

- Peut-être amené à effectuer des horaires particuliers selon les besoins du service.

- Suivant l'occupation auprès de la réception, elle va au contact des clients dès que cela est possible.

- Doit remonter les informations auprès de la direction en cas de problème rencontré avec les clients.

- Prends la responsabilité des compensations qui peuvent être faite en cas de problème client (voir procédure)

- L'Assistant(e) Chef de Réception assure le remplacement du Directeur d'hébergement pendant son absence

- Il/elle coordonne le travail de l'ensemble de l'équipe, dans un souci constant de servir au mieux le client.

- Gère et motive son équipe afin de fournir un service de qualité à la clientèle

- Collabore avec la Gouvernante Générale sur la vérification des chambres pour que celles-ci soient conformes au standard de l'établissement

- Coopère avec le service des réservations ; s'assure que les données des clients et leurs profils sont enregistrées correctement dans Opera

- Collabore à la gestion des partenaires activités (suivi contrats/ assurances / visuels)

- S'assure que les conditions tarifaires et les procédures de la Réception sont dûment respectées

- Gère les débiteurs agence/TO : vérifie, corrige et soumet les documents financiers journaliers transmis par le Night Audit.

DEESTH