Référent(e) du suivi financier des formations de l'IAE, Gestionnaire de formation continue –au sein de l'IAE de l'UPF.

MISSIONS et ACTIVITES LIÉES AU POSTE 1- Gestion financière

- Élaboration et mise à jour du tableau commun de suivi financier de l'ensemble des formations du service.

- Suivi des paiements (entreprises, particuliers, financeurs publics).

- Transmission des éléments de facturation à la Direction des Affaires Financières.

- Gestion des abandons et incidences financières associées.

- Gestion des avenants aux contrats et conventions (modifications calendaires, volume horaire, effectifs, coût…).

- Identifier les écarts et alerter sur les risques financiers (dossiers incomplets, retards de facturation, impayés…).

Participer à l'amélioration continue des outils de suivi (tableaux Excel, extraction OSE, procédures internes).

Produire des états de suivi réguliers (mensuels ou trimestriels) à destination du responsable de service.

- Coordination de l'activité avec les gestionnaires de scolarité du service

2 -Gestion de scolarité

Le/la gestionnaire assurera également la gestion d'un portefeuille de formations :

- Accueil et information des apprenants (inscription, calendrier, modalités administratives).

- Gestion des candidatures

- Gestion des inscriptions administratives et/ou pédagogiques.

- Suivi des dossiers individuels des stagiaires (pièces administratives, conventions, contrats).

- Suivi des présences et absences (émargements, attestations de présence).

- Établissement et transmission des documents administratifs : attestations de fin de formation, certificats, relevés de présence.

- Organisation logistique des sessions (planning, convocations, salles, coordination avec intervenants, cérémonies de remises des diplômes).

- Mise à jour des données dans les outils de gestion (OSE, Pégase, ADE,…)

- Contribution à la préparation des jurys

- Lien avec les responsables pédagogiques des formations de son portefeuille

Missions transversales

- Participation à la sécurisation des processus internes (traçabilité, respect des délais, conformité des pièces).

- Contribution à la mise en place ou à l'amélioration des procédures liées à la formation continue.

- Accueil et suivi du public de la structure

- Participation à la continuité du service

Conditions particulières d'exercices :

- Poste nécessitant une forte coordination avec plusieurs interlocuteurs.

- Pics d'activité possibles selon les périodes (rentrée, clôture budgétaire, campagnes de facturation)

- Travail possible certains samedis, plages horaires décalée

BAC Gal