Assistance administrative et secrétariat

• Assurer le secrétariat courant des sociétés du groupe :

Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs et supports de communication interne (courriers, notes de service, comptes rendus, procédures, notes d’information, etc.)

Gérer, classer et assurer le suivi des documents administratifs, techniques et réglementaires

Assurer la gestion et la fiabilité des données administratives dans le respect des procédures internes

• Gérer les moyens généraux nécessaires au bon fonctionnement des services (fournitures, équipements et consommables)

• Assurer le suivi administratif des demandes d’achats, bons de commande, devis, factures et relations fournisseurs/prestataires

• Participer à la gestion des stocks de fournitures, matériels et équipements

• Mettre à jour les tableaux de bord, indicateurs d’activité et bases de données internes

Assistance opérationnelle, QHSE et support aux services

• Participer à l’organisation et au suivi administratif des activités des services QHSE, Exploitation et Technique

• Assurer la circulation des informations entre les différents services et apporter un soutien administratif aux managers et équipes opérationnelles

• Participer à l’organisation des réunions, événements et activités internes de l’entreprise.

• Assurer le suivi des dossiers opérationnels, techniques et réglementaires

•Contribuer au suivi des obligations réglementaires ainsi qu’aux actions liées à la sécurité, l’hygiène, l’environnement et la qualité

• Participer à l’organisation des formations, visites médicales et actions de prévention sécurité

• Participer à la gestion et au suivi des équipements et EPI

• Contribuer à la rédaction et à la mise à jour des procédures et modes opératoires

• Participer à l’amélioration continue des processus administratifs et au déploiement du système de management QHSE

BAC Gal