Mission principale:

L'Assistant.e joue un rôle clé en accompagnant le CEO dans l'optimisation de son organisation, en gérant à la fois ses tâches professionnelles et personnelles. En tant que personne de confiance, il/elle est responsable de la gestion de l'agenda, de la coordination des projets, de l'organisation des déplacements et des rendez-vous, tout en assurant un suivi rigoureux des priorités tant personnelles que professionnelles. Grâce à une étroite collaboration, l'Assistant.e permet au CEO de se concentrer sur ses objectifs stratégiques, tout en s'assurant que ses engagements quotidiens, tant au niveau professionnel que privé, sont parfaitement organisés et suivis.

Responsabilités :

- Gestion du planning et des priorités :

- Organisation et suivi des agendas du CEO, gestion des priorités et des rendez-vous professionnels;

- Anticipation des besoins et ajustement en fonction des urgences et des évolutions de l'emploi du temps;

- Coordination des différentes actions et des deadlines pour garantir la bonne gestion des projets en cours.

Communication interne et externe :

- Gestion de la communication avec les collaborateurs, partenaires et clients, en veillant à ce que les messages soient clairs et envoyés dans les délais appropriés(ex: réseaux sociaux);

- Traitement, tri et priorisation des emails et messages reçus par le CEO;

- Filtrage des demandes et des messages pour s'assurer que le CEO se concentre sur les priorités stratégiques.

Préparation des réunions :

- Organisation des réunions physiques et virtuelles, et coordination des participants;

- Préparation des documents nécessaires à chaque réunion, rédaction de comptes-rendus, suivi des actions à entreprendre.

- Organisation des déplacements professionnels :

- Planification et gestion des déplacements professionnels : réservation des billets de transport, hôtels, restaurants, transports sur place, ainsi que l'organisation de l'agenda des événements à venir;

- Préparation des dossiers nécessaires pour les voyages et les réunions à l'étranger, en veillant à la bonne logistique.

- Gestion de l'emploi du temps personnel :

- Organisation et gestion de l'agenda personnel du CEO, en veillant à

équilibrer les engagements professionnels et privés;

- Coordination des événements privés et familiaux, gestion des rendez-vous personnels (médecins, activités familiales, etc.);

- Gestion de la logistique des déplacements privés du CEO : réservation de voyages, hôtels et activités personnelles, en s'assurant que tout est organisé selon ses préférences et ses besoins.

Gestion des tâches administratives personnelles :

- Suivi des demandes spécifiques (par exemple, gestion des démarches administratives, coordination avec des prestataires externes pour des besoins personnels);

- Organisation de ses activités privées, comme les événements familiaux, les vacances, ou d'autres engagements personnels importants.

Compétences:

- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word);

- Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise…);

- Connaissances en gestion administrative;

- Connaissance des normes rédactionnelles;

- Maîtrise de l'organisation d'événements;

- Anglais et français courants;

- Discrétion et confidentialité;

- Organisation et rigueur;

- Polyvalence;

- Réactivité et autonomie;

- Esprit de synthèse et d'analyse;

- Aisance relationnelle;

- Esprit d'équipe;

- Capacité à travailler dans des délais contraints;

- Capacité à prioriser.

MASTER PRO