Le positionnement du poste dans l'organisation: Sous l'autorité de la Gérance et du Directeur technique d'atelier.

- Missions principales :

A) Acceuil et Relation Client

- Recevoir les clients, répondre à leurs demandes

- Organiser et planifier les interventions en atelier sur agenda

B) Gestion administrative et facturation

- Rédiger, envoyer et archiver les devis, factures, courriers et autre documents.

- Classer les factures fournisseurs, clients et assurer les archivages ( papier et/ou numérique) conformément aux obligations légales.

- Contrôler les paiements entrants et organiser les relances en cas de retard

- Gestion et suivi des sinitres éventuels.

C) Organisation et gestion du garage

- Aider à sortir les véhicules du garage à 7H30 chaque matin sans gêner le passage à l'entrée.

D) Mission spécifique à la location de voiture ( Parc automobile de 5 véhicules )

- Prendre en charge les demandes de location et renseigner les clients sur les tarifs, conditions et assurances.

- Établir les réservations sur notre application fleetee, faire signer les contrats de location et état des lieux sur tablette ( tous les documents sont dématérialisés sur l'application )

- Vérifier document obligatoire ( permis de conduire, pièce identité, caution)

- Préparer, et contrôler les véhicules avant et après la location.

- Organiser la livraison du véhicule si besoin

- Gérer le suivi des sinistres ou incidents éventuels

E) Gestion des commandes et suivi des pièces

- Passer les commandes auprès des fournisseurs

- Récupérer les pièces en magasin

Gestion du stock

- Participer à l'inventaire des pièces et mettre à jour le registre des stocks

- Veiller au rangement des pièces

F) Rédaction et suivi des ordres de réparation

-Pour chaque véhicule nécessitant une intervention, établir un ordre de réparation détaillé précisant les travaux à réaliser.

-Faire suivre l'odre de réparation au mécanicien et s'assurer de sa bonne réception

Conserver une copie dans le dossier

G) Organisation de l'Espace de travail

- Maintenir de la propreté et l'ordre au sein du bureau ( documents et pièces rangés)

- S'assurer du bon fonctionnement des outils ( ordinateurs, imprimante)

3. Objectifs et Indicateurs de Performance

-Ponctualité et respect des horaires

-Gestion administrative

Les factures correctement classées, archivées et tramises aux clients dans les délais impartis.

- Qualité de l'acceuil et relation client

Répondre aux appels clients et au e-mails dans un délai rapide ( 24h maximum)

- Efficacité dans la gestion de la location

Respect des procédures de réservation, contrôle et suivi.

-Suivi des commandes et des pièces

Passer les commandes en temps utile, récupérer et vérifier les pièces et maintenir le stock

-Ordre de réparation

Établir, transmettre et suivre les ordres de réparations par véhicule avec traçabilité.

Comportement et Cadre Professionnel Attendu

- Professionnalisme et Autonomie :

Réaliser l'ensemble des missions quotidiennes de manière autonome et avec rigueur.

- Respect des Consignes et de la Hiérarchie :

Respecter les consignes de l'entreprise (par exemple, l'utilisation limitée du téléphone personnel pendant les heures de travail hors temps de pause) et adopter une attitude respectueuse envers l'équipe et la direction.

- Engagement et Rigueur :

Assurer une gestion efficace des dossiers administratifs, des véhicules, des pièces et des ordres de réparation, avec réactivité et précision.

5. Suivi et Évaluation

- Réunions Hebdomadaires et Bilan Mensuel :

Des points réguliers seront organisés pour évaluer l'avancement des missions, aborder d'éventuelles difficultés et déterminer les axes d'amélioration.

- Mesures Disciplinaires :

Tout manquement répété aux consignes pourra entraîner des sanctions conformément au règlement intérieur (rappel à l'ordre, avertissement, mise à pied, voire licenciement en cas de récidive).

6. Modalités de Signature

- La présente fiche de poste sera remise à l'employée pour lecture et signature.

- Une copie signée sera conservée dans son dossier personnel.

Cette fiche de poste a pour objectif de clarifier l'ensemble des missions et responsabilités liées à votre fonction, elle peut être évolutive en fonction des spécificités. Elle sert de guide pour l'exécution des tâches quotidiennes et de référence en cas de suivi ou de contrôle de l'activité.

Rémunération

SMIG horaire.

Entreprise: Rimc

Lieu: Zone industrielle de Tiparui lot 233

Horaire : 7h30- 12h 13h-16h / samedi 8h-12h ( 169h )

Type de contrat : CDD qui peut déboucher sur un CDI.

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